Flex Office ou Travail Hybride

Qu’est-ce que le Flex Office ou travail hybride ?

En matière d’organisation du travail, il existe une multitude de possibilités. Il y a ceux qui travaillent à temps plein ou en temps partiel, en heures de travail partagé, en heures fixes ou flottantes, ….. Puis, il y a ceux qui souhaitent avoir un, deux ou seulement trois jours de travail par semaine avec des conditions révisables par mois ou valables pour un an….

Tous ces cas de figure compliquent énormément la gestion organisationnelle du travail des employés d’une entreprise. Voilà pourquoi, nombre d’entre elles font appel à ce qu’on appelle le travail hybride ou Flex office qui combine les heures de travail en présentiel (au bureau) et les heures de travail à distance (télétravail).

Le modèle Flex Office se répand de plus en plus. De même, les outils dédiés au Flex Office se multiplient. On peut citer quelques-uns tels que Coviflex utilisé par Stellantis ou Cowork Lib utilisé par Orange.

Toutefois, il est important de noter que le passage au Flex office se prépare. Même si de nombreuses entreprises désirent réinventer leur modèle et délocaliser leur bureau, la transition n’est pas aussi évidente pour les salariés. Un bureau flexible doit proposer plusieurs types d’espaces : des espaces de travail confortables, des espaces privatifs pour travailler au calme, et des espaces de collaboration.

Pourquoi a-t-on recours aux outils Flex Office ?

Depuis la reprise, beaucoup de managers et dirigeants sont obligés de composer avec de nouvelles méthodes de travail et un changement radical de l’organisation du travail. La gestion des travailleurs à distance notamment exige d’eux, la maîtrise de nouveaux outils dédiés Flex Office.

Pour une vue d’ensemble des statuts et disponibilité des collaborateurs

Pour que ces différents plannings puissent être réglés à la minute près comme une partition de musique, il est indispensable de passer par un outil Flex Office flexible et paramétrable. Cet outil contiendra tous les détails concernant chacun des collaborateurs de l’entreprise (nom, poste, ancienneté, nombre d’heures travaillé, type de contrat, statut, etc….).

L’utilisation d’un outil de travail hybride facilite grandement la tâche du département RH de l’entreprise notamment en ce qui concerne les télétravailleurs. Le travail à distance permet à l’entreprise d’attirer des talents habitants en provenance d’autres départements ou régions. Il offre donc de nombreuses possibilités à des travailleurs motivés qui n’auront plus à se déplacer ni à déménager.

Une meilleure gestion du temps personnel

Des études menées ont démontré que les collaborateurs d’une entreprise sont plus efficaces avec le travail hybride ou le télétravail. Il permet d’offrir aux employés la possibilité de mieux gérer leur temps personnel en supprimant donc le temps de trajet. Ce modèle offre aussi de meilleures conditions de travail en réduisant considérablement les sources de stress potentiels.

Le service RH de votre entreprise doit donc maîtriser les différentes fonctions de ce logiciel de gestion RH. Flex Office permet de distribuer les tâches entre les salariés tout en favorisant le travail collaboratif. L’outil flex office permet entre autres, la gestion de l’accueil des flux réguliers et quotidiens d’employé en présentiel en leur permettant de réserver un parking, un bureau ou un plateau repas.

Les fonctionnalités d’un outil Flex Office couplé à un outil de téléphonie IP

L’outil de Flex Office peut être combiné avec d’autres outils de gestion comme la téléphonie VoIP ou les communications unifiées. Cela permet de rajouter un grand nombre de fonctionnalités supplémentaires.

L’agenda partagé des présences

L’intégration de la téléphonie VoIP à votre outil de gestion RH vous permet la gestion collaborative de la présence. Un simple changement de votre statut sur le tableau de bord permet à vos collègues de savoir si vous êtes disponible, en congé ou bien encore en mission à l’étranger. Le manager a une vue consolidée du tableau de bord permettant une gestion consolidée des équipes en temps réel. Il sera plus facile pour eux par exemple de vous contacter en respectant le décalage horaire ou encore de partager votre planning avec la communauté avec ou sans restriction.

La gestion d’un Flex Office ou bureau flexible

Vous pouvez rendre vos bureaux plus flexibles en permettant à vos employés de s’organiser en fonction de leurs collègues. Pour cela, il est important de leur offrir l’accès à une interface commune comme les communications unifiées qui permet à chacun de savoir qui sera au bureau demain, s’il reste une place, si une salle de réunion est libre, s’il y a de l’affluence au restaurant d’entreprise. Il leur sera également possible de réserver un poste ou une salle, de réserver une place de parking, ….

Les autres fonctionnalités des communications unifiées

Dans une certaine mesure, sachez que les solutions de communications unifiées comme celle proposée par BTR peuvent aussi soutenir le télétravail. Ces solutions hybrides qui associent téléphonie VoIP et licence SDA d’exploitation offrent de nombreuses fonctionnalités : synchronisation des données en temps réel, visioconférences en groupe, partage de documents et fichiers multimédia….. Autrement dit, un simple clic sur un bouton de votre outil Flex Office et vous pourrez appeler un de vos collaborateurs à l’autre bout du monde ou démarrer une visioconférence avec plusieurs personnes.

Les outils Flex Office permettent indéniablement d’optimiser la gestion du temps de travail en abolissant des contraintes qui pèsent sur eux. L’objectif est de s’affranchir des contraintes immobilières, d’aménager des espaces de brainstorming et de formation et de motiver le travail collaboratif pour une meilleure productivité des salariés.