Centraliser les données pour sécuriser l’information
Il n’est pas recommandé pour une entreprise d’avoir des informations qui se baladent partout sur Internet ou sur des applications indépendantes. Le risque de perdre ces données est trop élevé. La meilleure solution reste encore de les centraliser sur une plateforme unique à laquelle tous les collaborateurs pourront avoir accès.
Cette méthode est plus rapide et moins chère qu’une procédure de sécurisation de vos serveurs et des appareils informatiques (ordinateurs de bureau et téléphonie fixe). Sans oublier que les collaborateurs utilisent aussi des appareils mobiles (téléphones portables, ordinateurs portables ou tablettes) privés ou professionnels pour transporter ou échanger des données, parfois sensibles.
La centralisation de l’information dans un même espace physique (serveur) permet de minimiser les risques d’attaque, car il est plus facile d’en contrôler l’accès. Tous les collaborateurs autorisés peuvent accéder à l’interface intuitive de la plateforme grâce à un identifiant et un mot de passe. Ils peuvent se connecter à partir de n’importe quel terminal, n’importe où et n’importe quand du moment que le serveur est connecté à Internet et qu’ils peuvent aussi avoir une connexion à disposition.
La meilleure astuce pour améliorer le niveau de sécurité des données est d’externaliser la centralisation des infos c’est-à-dire un stockage des datas hors entreprise. Autrement dit, c’est la centralisation d’informations sur un serveur virtuel (Cloud). Des entreprises spécialisées dans le big data proposent donc la sauvegarde et la gestion de vos données d’entreprise sur le Cloud, à l’aide d’un système entièrement crypté. Ces professionnels promettent une réduction des pertes potentielles de données, une réduction de la duplication accidentelle de données et un contrat de maintenance.
Centraliser les données pour améliorer la collaboration interne
Au cœur de l’activité d’une entreprise, la collecte, la conservation et l’utilisation d’informations sont quasi permanentes. D’ailleurs, les collaborateurs sont souvent eux-mêmes les sources de ces informations. On peut trouver différents types d’informations en provenance de différentes équipes au sein d’une même organisation.
Un manager communique à ses supérieurs sur l’avancement des projets, qui est une information. Mais quand le manager transmet également les directives de la direction à ses subordonnées, c’est déjà aussi une autre information.
Les informations peuvent prendre plusieurs formes et utiliser différents supports et canaux : voix, messagerie instantanée, email, appels, affichage, notes, etc… Mais le véritable enjeu pour une entreprise, c’est de savoir comment les exploiter et les gérer surtout quand elle récupère un gros volume de données.
Rendre ces données plus accessibles à tout moment aux collaborateurs devient donc un défi de tous les jours pour l’entreprise. Afin de rendre les datas disponibles pour tous, il est indispensable d’utiliser un outil de communication performant qui va assurer l’uniformisation.
En général, il s’agira d’un serveur en interne ou d’une plateforme en ligne, accessible depuis une interface intuitive, c’est-à-dire, une interface qui s’adapte automatiquement à tous types de terminaux (tablette, Smartphone, ordinateur).
Sur cet outil, chaque collaborateur pourra se connecter puis sauvegarder, partager, ajouter, modifier, supprimer des données à sa guise. La capacité des serveurs physiques est limitée, mais les serveurs virtuels hébergés sur le Cloud possèdent une capacité de stockage qui peut évoluer au fur et à mesure que la quantité de données stockées augmente ou diminue.
Pour l’exploitation des données, il est primordial que les informations recueillies soient d’une exactitude sans faille. Pour les équipes commerciales, cela peut se traduire par un travail de qualification des fiches. Pour les équipes marketing, cela peut être une mise à jour instantanée des données. Des données exactes sont plus facilement exploitables et aident à la prise de décision au sein de l’organisation.
Centraliser les données pour améliorer la relation clientèle
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à prendre conscience de la valeur de l’information notamment lorsqu’elle concerne la clientèle. En effet, elles tentent désormais de sauvegarder les données concernant les clients et prospects dans le but d’améliorer la qualité de leur service.
Être en mesure de voir la fiche client qui s’ouvre automatiquement sur votre écran quand ce client vous appelle est un exemple pratique d’une bonne application de la centralisation des données. Toutes les informations que vous avez pu récolter lors des précédentes interactions avec ce client vous permettent de disposer d’une fiche client complète avec ses coordonnées, ses préférences, ses habitudes de consommation, etc…
Le service support client est donc en mesure de donner des réponses personnalisées. Même les demandes les plus spécifiques du client peuvent rapidement trouver une solution. En améliorant l’accueil des clients (que ce soit téléphonique ou autre) et la résolution de leurs problèmes, vous contribuez à améliorer le taux de satisfaction clientèle.
Les opérations comme celles citées précédemment sont possibles désormais grâce à des systèmes de communications unifiées qui permettent d’intégrer des applications de gestion de données à un outil de communication tel que la VoIP. Elles sont performantes grâce à l’hébergement du serveur dans le nuage et à une plateforme mutualisée.
En conclusion, ces outils de centralisation de données dont le serveur est hébergé en externe sont de loin des solutions très efficaces et économiques. Il n’est en effet pas nécessaire de faire de gros investissements en matériels ou en maintenance.
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