Le softphone : système de téléphonie d’entreprise
Le softphone est un système de téléphonie largement exploité en entreprise. Concrètement, cette méthode utilise un logiciel qui est installé sur l’ordinateur de bureau ou l’ordinateur portable et permet de transformer celui-ci en terminal capable de passer et de recevoir des appels.
Le softphone utilise donc le réseau internet et s’apparente beaucoup à la téléphonie mobile. La différence est que la téléphonie IP utilise un appareil téléphonique standard ou spécifique tandis que le soft phone utilise l’ordinateur. En pratique, le soft phone vient seconder la téléphonie VoIP ou vient remplacer la téléphonie filaire standard PABX fixe qui n’est plus adaptée aux nouvelles pratiques.
Ce logiciel est une technologie de pointe qui peut être très utile pour les appels immédiats sur le réseau internet de l’entreprise. Il vous suffit d’avoir un en plus du logiciel à installer, une bonne connexion internet, un casque (ou haut-parleur) et un micro.
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Quelles sont les fonctionnalités du softphone ?
Un softphone possède des fonctionnalités de téléphonie classique, mais incorporant également des services annexes.
Les fonctionnalités de base
Ces fonctionnalités existent déjà sur le standard téléphonique traditionnel, mais le logiciel de téléphonie IP offre des versions plus élaborées.
- Le renvoi et le transfert d’appel
Ne laissez plus passer aucun appel en les redirigeant vers une autre ligne. Quand vous vous absentez temporairement du bureau pour aller à un rendez-vous, vos appels sur votre téléphone fixe peuvent être renvoyés automatiquement sur votre numéro mobile, sur votre messagerie personnelle ou sur le poste d’un de vos collaborateurs. Vous pouvez paramétrer les plages horaires de renvoi d’appel directement en un seul clic sur l’interface VoiP depuis le mobile ou le PC.
- La file d’attente
Vous définissez le parcours de vos appels entrants à partir de l’interface. Vous pouvez ainsi faire sonner uniquement les collaborateurs qui sont en poste ou faire sonner le premier poste qui reçoit le moins d’appels ou encore faire sonner successivement plusieurs numéros fixes/mobiles jusqu’à ce que l’appel soit décroché.
- Le pré décroché
Une fois que vous avez défini le parcours des appels entrants, soignez l’accueil de vos correspondants en mettant une musique d’attente ou en enregistrant un message d’accueil personnalisé.
- Le serveur vocal interactif
Avec la fonction SVI, vous pouvez orienter vos correspondants vers le bon service grâce à la mise en place d’un menu vocal à choix multiples. C’est une fonction utile et très efficace si vous n’avez que quelques options à proposer.
- La gestion des contacts
L’ajout rapide de nouveaux utilisateurs et la configuration de la sauvegarde des numéros appelant dans le cloud.
Les fonctionnalités supplémentaires d'un softphone
Les nouvelles fonctionnalités qui ont vu le jour avec la technologie softphone :
- Le répertoire partagé
Cette fonction de la solution softphone permet de stocker les numéros des clients dans le cloud afin de le rendre accessible depuis n’importe quel terminal, et ce que, où que vous soyez sur la planète et 24/7. Vous pouvez à tout moment mettre à jour le répertoire de votre poste téléphonique et en configurer l’accès.
- Le tchat d’entreprise
Le tchat ou messagerie instantanée version entreprise est un canal interne privilégié par vos collaborateurs pour échanger rapidement et partager des fichiers. Comme tout tchat, il est simple d’utilisation et accessible depuis n’importe quel appareil.
- La confcall
Avec softphone, vous pouvez mettre vos collaborateurs ou vos clients en conférence vocale illimitée à l’aide d’un numéro téléphonique et d’un mot de passe.
- La vidéo-conférence
Le logiciel de téléphonie IP permet aux utilisateurs de travailler en temps réel et sur plein écran à deux ou à plusieurs.
- Le partage d’écran
Le softphone permet de partager son écran d’ordinateur ou de votre écran iPhone et iPad avec ses collaborateurs.
- Le partage de fichiers
En téléchargeant un document numérique sur le cloud, tous les collaborateurs que vous aurez autorisés pourront y avoir accès via leur interface.
- La synchronisation avec d’autres applications
Comme son nom l’indique, elle permet de synchroniser le logiciel softphone avec d’autres applis déjà installées sur l’ordinateur telles que la messagerie électronique ou le gestionnaire de contacts ou le gestionnaire de rendez-vous ou encore la boîte mail.
- L’enregistrement et la sauvegarde de conversations
Une solution de téléphonie IP peut enregistrer chaque appel entrant/sortant ou chaque vidéoconférence puis le stocker dans le cloud où tous les collaborateurs pourront accéder.
- La présence
C’est une fonction de softphone qui permet de connaître en temps réel la disponibilité de ses contacts donc de voir si son collaborateur est actif. Cette option si elle est activée permet de faciliter la mission des services RH sur le décompte du nombre d’heures travaillées et offre également à l’entreprise un véritable outil pour organiser le télétravail de certains de ces collaborateurs.
- Le click to dial
Une fonction disponible sur la téléphonie IP qui permet de composer automatiquement un « numéro de téléphone » dès qu’on clique sur le lien de la page web.
Vous avez d'autres questions sur le softphone ? N'hésitez pas à faite appel à BTR.
Les multiples avantages des softphones
Les softs phones n’ont presque pas d’inconvénients, juste quelques faiblesses de performances en comparaison avec d’autres solutions de téléphonie d’entreprise, mais aucune lacune. Voici les principaux avantages de ces soft phones.
Facilité d’installation
Le softphone comme expliqué dans le paragraphe précédent est une solution de téléphonie logicielle. Son installation dans le PC se fait en quelques clics. Grâce aux offres soft phones en ligne, vous pouvez facilement accéder à une nouvelle ligne pour quelques euros et gagner un temps considérable.
Prise en main rapide
Le logiciel de softphone ou la plateforme de softphone en ligne dispose généralement d’une interface pensée pour être facile à manipuler. Il s’agit souvent d’une interface en responsive design qui permet d’offrir une expérience utilisateur hors du commun. Vous ne perdez pas ainsi trop de temps à former vos collaborateurs.
Plus grande mobilité
La dématérialisation des standards fixes facilite la mobilité. Si vous avez déjà une offre de téléphonie VoIP et que vous cherchez encore une offre en téléphonie mobile intéressante, cette solution peut vous convenir. Le softphone qui s’installe sur votre terminal mobile (pc portable), vous permet de rester joignable que vous soyez au bureau, à domicile, en déplacements pour un rendez-vous ou même à l’étranger.
Travail d’équipe facilité
Le softphone comme la VoIP favorise la mise en place de nouvelle organisation du travail comme le télétravail ou le travail collaboratif. Ces deux technologies utilisent la connexion internet pour être vraiment performantes. Les appels et les visioconférences sont sécurisés et de bonne qualité avec le soft phone. En optant pour la connexion fibre optique, vous réduisez les interférences et les pertes de données notamment dans les communications longue distance. Comme il s’agit d’une technologie qui s’appuie sur le cloud, il va permettre le partage de documents et de données en temps réel.
Expérience client fluide
Hormis la facilité d’installation et de prise en main, le soft phone offre les mêmes possibilités que la téléphonie IP et les communications unifiées. Il est donc possible avec ce système de répondre aux demandes de vos clients où que vous soyez. Il vous suffit de récupérer les datas dont vous avez besoin sur le cloud en passant par la plateforme commune. Pour les appels, le softphone propose des fonctionnalités qui permettent de faire des transferts d’appels plus rapides et plus fluides entre les services ou entre les différents sites de l’entreprise.
Les avantages du softphone pour l’entreprise
La technologie softphone propose tout ce qu’une entreprise recherche en termes d’efficacité, de rentabilité économique et de qualité.
Softphone : pas cher à mettre en place
Le plus gros avantage de la téléphonie logicielle est son coût. En adoptant cette solution VoIP, vous économisez tant sur l’achat et l’installation que sur vos factures de télécommunications. En effet, pas besoin d’investir dans un nouvel appareil onéreux puisque le softphone est juste un logiciel à installer sur votre ordinateur. Le micro-casque est le seul achat que vous devez effectuer si vous l’installez sur votre ordinateur de bureau à la maison ou sur votre ordinateur portable.
Techniquement, le softphone est compatible avec tous les systèmes d’exploitation. Il est donc possible d’ouvrir son interface sur n’importe quel terminal possédant une connexion internet et intégrant micro et haut-parleur.
Quant à vos factures de téléphone, vous pouvez réaliser une économie de 50% avec une offre de téléphonie IP professionnelle. BTR vous propose par exemple, plusieurs formules forfaitaires sous licence vous permettant de gérer plus facilement votre consommation globale.
Les standards téléphoniques classiques ont une mémoire limitée et ont souvent besoin d’un serveur pour stocker les appels enregistrés. Mais l’avantage de la téléphonie logicielle c’est qu’elle utilise la connexion internet et qu’elle peut donc utiliser aussi le cloud comme outil de stockage de données. Le cloud qui offre une capacité de stockage illimitée est également moins cher qu’un serveur de données.
Softphone : pas cher à entretenir
Les standards classiques PABX qui fonctionnent encore avec les câbles en cuivre coûtent cher à entretenir. Voilà pourquoi, les entreprises se sont orientées vers des solutions plus économiques comme les standards VoIP. En cas de panne, la maintenance du réseau fibre optique est mutualisée entre un nombre impressionnant d’utilisateurs.
Avec les forfaits proposés par les opérateurs ou fournisseurs d’accès comme Best-telecom.fr à Marseille, la maintenance garantit même un temps de rétablissement de 4 heures en cas de coupure. Ceci indique bien à quel point les fournisseurs de services comme BTR sont parfaitement conscients que chaque minute sans softphone est un manque à gagner pour l’entreprise.
La bonne rentabilité économique
L’utilisation du softphone en entreprise est une opération rentable et productive. Elle permet de s’assurer que le travail soit fait en temps voulu. Pour un commercial par exemple, le fait de pouvoir être joignable même quand il est sur le terrain est crucial pour faire des chiffres. Avec une technologie comme softphone, une équipe commerciale multiplie son efficacité et sa productivité puisqu’elle ne manque plus aucune opportunité de vente par téléphone.
Tous les appels arrivant sur le fixe du bureau peuvent être interceptés grâce au logiciel softphone. C’est la garantie pour l’entreprise qu’une grande majorité sinon la quasi-totalité des appels entrants soient traitées par ses collaborateurs.
La mise en place du télétravail au sein de l’entreprise
Depuis le début de la pandémie, le télétravail est devenu incontournable pour de nombreuses entreprises. En 2022, offrir la possibilité à ses collaborateurs de travailler depuis chez eux est devenu un jeu d’enfant grâce au softphone.
Les chefs d’équipe n’ont qu’à se connecter à l’interface du téléphone logiciel pour donner leurs directives, suivre l’évolution du travail de chacun, faire une réunion virtuelle ou encore contrôler la présence de chaque participant au projet. Ils peuvent ainsi réaliser la prouesse de faire une réunion avec tous les membres de leur équipe, qu’ils soient au bureau ou à distance.
Le softphone en 2022 est une technologie de pointe qui intègre également l’outil de gestion de projet ou CMR. Il devient plus facile de planifier les tâches et de les assigner à un ou plusieurs collaborateurs. C’est donc un moyen facile et efficace de s’assurer que le travail sera fait, peu importe où les salariés se trouvent.
À terme, la mobilité offerte aux salariés grâce au softphone devient une valeur ajoutée pour l’entreprise. Elle espère ainsi attirer de nouveaux talents qui aiment travailler à distance ou voyager fréquemment.
Une meilleure gestion des contacts de l’entreprise ou de la marque
Pour une entreprise, le carnet d’adresses est un trésor qu’il faut sans cesse tenir à jour et étoffer. Pour s’occuper de cette tâche de manière répétitive et automatique, rien de tel que le téléphone logiciel. Son algorithme lui permet de traiter un volume important de données dans un laps de temps très court.
Le softphone permet donc de mieux gérer vos contacts clients et fournisseurs en temps réel (ajout, suppression, modification…). De plus, quand un salarié quitte votre entreprise, il doit vous remettre son téléphone professionnel. Ce qui signifie que les appels de ses clients vous parviendront directement à vous ou à l’employé qui va récupérer son portefeuille.
Un outil flexible et adaptable à la taille de son entreprise et de son activité
Une entreprise traverse plusieurs phases importantes tout au long de son existence. Après le lancement, elle passe en phase de croissance puis en phase de maturité. Pour chaque étape de sa vie, l’entreprise a donc besoin d’outils capables d’évoluer avec elle.
Le softphone est un de ses outils dont l’entreprise ne peut se passer et qui va grandir avec elle. On peut lui rajouter des options au fur et à mesure afin de s’adapter à ses besoins. En cas de coup dur, il est même possible de changer de forfait afin de réduire les charges sur une période donnée.
Comment choisir son fournisseur de softphone à Marseille ?
Choisissez un opérateur qui peut proposer une offre flexible avec plusieurs formules d’abonnement au choix. Vous pourrez ainsi faire évoluer votre logiciel softphone en fonction de votre activité. Prenez le temps de décortiquer les offres et de comparer notamment les fonctionnalités qui sont proposées.
Il est recommandé de faire attention également aux prestations de services annexes, car la différence d’une bonne entreprise doit garantir un temps de rétablissement de 4h maximum en cas de panne ou de coupure de connexion. En effet, un standard téléphonique hors service trop longtemps ébranle la confiance des clients. Une téléphonie d’entreprise qui subit un dysfonctionnement impacte la peut justement se situer à ce niveau quand les prix du marché sont sensiblement les mêmes. La plupart des entreprises de télécommunications proposent un accompagnement personnalisé permettant de proposer une solution en parfaite adéquation avec vos besoins.
La qualité du SAV est aussi un bon critère pour sélectionner votre fournisseur softphone. En général, productivité des collaborateurs.
Côté prix, certains logiciels sont libres (open source) et gratuits. C’est suffisant pour une micro-entreprise. Mais pour avoir accès à des fonctionnalités indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise, il est recommandé de prendre les versions payantes. Il en existe à 100 euros sur le marché. D’autres softphones sont sous licence. Ce format convient mieux aux petites et grandes entreprises qui ont des besoins qui fluctuent en fonction de leur activité.
Votre softphone à Marseille by BTR
En tant que petite entreprise, BTR ou Best-telecom.fr comprend trop bien les enjeux et les difficultés des TPE et des PME à gérer leurs télécommunications en interne comme avec le monde extérieur (clients, fournisseurs, etc…). Elle propose donc aux entreprises marseillaises des solutions de téléphonie IP qui devraient leur permettre de réduire leur facture de télécommunication.
La société BTR ou Best-telecom.fr commercialise son offre Metacentrex certifiée à Marseille et dans la région PACA en général. Elle vend concrètement plusieurs licences de téléphonie afin de satisfaire tous ses clients. Elle propose des solutions adaptées à chaque cas. L’offre SIP TRUNK s’adresse à ceux qui disposent d’un appareil PABX (19.90 €HT par mois et par canal). D’un autre côté, quand le softphone est proposé par un opérateur de services numériques, il est commercialisé sous forme de licence SDA avec plusieurs formules disponibles de 9.90 €HT à 23.90 €HT par mois et par utilisateur. C’est l’idéal pour ceux qui ont déjà investi dans un appareil IP.
Best-telecom.fr par exemple, propose des prestations complémentaires très utiles :
- Un studio d’enregistrement et des comédiens voix pour enregistrer vos messages d’accueil personnalisés.
- Une discographie large et variée pour changer de musique d’attente quand vous voulez.
- Des offres de téléphonie mobile, de téléphonie IP et de connexion
- Un hébergement des données dans un cloud hautement sécurisé
Best-telecom.fr prodigue également des appareils IP certifiés et compatibles avec de nombreux autres appareils standards. Metacentrex possède une interface softphone intuitive et facile à prendre en main. Cet appareil est fiable pour les communications unifiées en entreprise promettant une convergence de tous les moyens de communication fixes et mobiles d’une manière simple et flexible.
Conclusion
Solution idéale pour les entreprises, le softphone est un outil dont on ne peut plus vraiment se passer. Grâce à cette technologie de pointe, votre standard téléphonique vous suit partout où vous allez, renforçant ainsi votre besoin de mobilité. Les avantages sont nombreux, mais le principal est que vous pouvez travailler de n’importe où comme si vous étiez au bureau. Cet argument est devenu aussi une valeur ajoutée pour l’entreprise lui permettant d’attirer et de recruter de jeunes talents. Les progrès dans ce domaine ne cessent de se développer et les fabricants d’appareils et de logiciels IP cherchent à les exploiter à tout prix afin d’offrir des solutions de téléphonie d’entreprise encore plus économiques et plus performantes.
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