Les avantages des communications unifiées pour les entreprises

Comment fonctionnent les communications unifiées ?

Avec les communications unifiées, chaque collaborateur peut partager du contenu sur une interface unique (un cloud ou un serveur) en utilisant n’importe quel canal de communication (appel, messagerie instantanée, partage de fichiers, réseaux sociaux, messagerie vocale, chat, visioconférence…). Chaque collaborateur pourra également trouver les informations dont il a besoin (sous la forme de documents, de vidéo, d’images, d’enregistrement vocal) sur cette même interface en y accédant à partir d’une connexion internet et d’un terminal (mobile, PC, tablette) et ce, à tout moment et peu importe l’endroit où il se trouve.

À qui s’adressent les communications unifiées ?

Les communications unifiées sont la meilleure solution pour mieux organiser le travail au sein d’une entreprise. Elles permettent le travail collaboratif, le télétravail et les missions à distance. Quel que soit le poste ou le niveau hiérarchique, les communications unifiées permettent d’avoir une communication interne plus fluide et de limiter le nombre d’outils utilisés à un seul. Elles sont donc recommandées aux entreprises de petite et de grande taille dont les collaborateurs sont mobiles ou dont l’activité est répartie sur plusieurs sites.

Découvrez quelques outils de « communications unifiées »

Il est primordial de bien sélectionner des outils fiables pour optimiser la gestion de vos communications professionnelles afin de simplifier le quotidien de l’utilisateur. Ces outils sont idéaux pour moderniser votre entreprise et n’exigent seulement qu’une connexion haut débit pour une qualité optimale.

1- Les Softphones pour un standard téléphonique

Ce type de logiciel utilise la technologie de la téléphonie par internet aux usagers pour pouvoir passer des appels via son ordinateur à l’aide d’un casque et d’un microphone. Il permet les appels d’ordinateur à ordinateur ou d’ordinateur à téléphone. Cette configuration permet à l’utilisateur de bénéficier d’une plus grande mobilité puisqu’il sera joignable sur son PC portable à tout moment, dès lors qu’il est disponible. Les Softphones utilisent des interfaces intuitives et incorporent des services supplémentaires comme l’appel vidéo conférence HD, le partage de fichiers ou encore la messagerie électronique.

2- Les visioconférences pour les réunions à distance

Cet outil de travail collaboratif propose des fonctionnalités complètes dans sa version payante afin de vivre une riche expérience ultra-performante. Toutefois, il est déjà possible d’interagir avec son groupe dont les membres sont éparpillés aux 4 coins du globe, en utilisant une version gratuite de logiciel de visioconférence. Skype par exemple offre la possibilité de réunir à distance une cinquantaine de personnes, de discuter en vidéo, d’enregistrer un appel ou de montrer son écran aux participants.

3- Les messageries instantanées

Le choix est plus complexe, car l’offre est très fournie. Les applications de messageries instantanées sont téléchargeables gratuites en ligne. Si certains sont spécialement conçus pour les Smartphones, d’autres s’adaptent à Windows, Android et iOS. Ces applications sont surtout à privilégier pour les messages courts et privés échangés entre collègues de travail ou entre collaborateurs. On peut citer par exemple Whats App, Telegram, Messenger, etc…

4- Les plateformes de partage de documents en ligne

Scribd, Slideshare et DropBox sont quelques-uns des services gratuits de partage de fichiers en ligne. Ces clouds offrent un espace de stockage entre 2 Go et 15 Go en moyenne, un tableau de bord pour mieux gérer les transferts de documents ou pour mieux organiser les documents. Sur Google Drive par exemple, on peut ainsi synchroniser les documents entre les différents terminaux utilisés pour se connecter et permet un stockage de photos illimité. La sécurité des données est l’un des critères principaux sur lequel il faut s’attarder.

Les avantages des communications unifiées

Optimisation du coût de télécommunications

Une entreprise a généralement une communication intensive qui génère des facturations salées. Pour rationaliser le coût des opérations, les communications unifiées permettent d’accéder à des tarifs forfaitaires plus avantageux (forfaits mobiles, internet, forfaits téléphonie IP..), de bénéficier de communications illimitées vers les fixes et mobiles en France.

Une multitude de fonctionnalités

Avec les communications unifiées, les entreprises peuvent rationaliser les opérations grâce à des fonctionnalités avancées qui s’activent automatiquement selon que vous soyez au bureau, à domicile ou en déplacement à l’étranger (synchronisation, basculement d’appel, connexion au wifi de votre hôtel,…). Si vous utilisez votre téléphone fixe à domicile ou le téléphone d’un hôtel pour passer des appels professionnels, votre communication sera facturée sur votre entreprise en présentant votre numéro unique.

Gain de productivité

Les communications unifiées répondent aux besoins de mobilité des bénéficiaires. Les employés qui bénéficient de ces outils plus flexibles et plus efficaces sont plus productifs et plus impliqués dans leur travail. Ils sont plus réactifs et plus concentrés sur le développement de leur entreprise.

Les communications unifiées pour simplifier le quotidien en entreprise

Le déploiement de la technologie VoIP est à l’origine de l’émergence des communications unifiées. Cette technologie couplée à l’infrastructure IPBX (standard téléphonique classique) permet d’exécuter plusieurs tâches en simultanée.

Les communications unifiées : simplifie les appels téléphoniques en VoIP

L’outil utilisé possède également de nombreuses fonctionnalités indispensables telles que la messagerie vocale, la musique d’attente, la réponse automatique par SMS ou par mail, le serveur vocal interactif, etc… Certaines sociétés de télécoms comme BTR qui œuvre à Marseille proposent des prestations diverses qui viennent compléter l’offre de communications unifiées. Il est par exemple possible de personnaliser son répondeur en utilisant un studio d’enregistrement. La plupart des sociétés de télécoms proposent des forfaits d’appels et SMS illimités vers des numéros fixes et mobiles en France ainsi que vers des destinations étrangères. Pour les entreprises, cette option est fondamentale pour plus de fluidité, de rapidité et d’efficacité.

Les communications unifiées : simplifie la gestion du personnel

Pour les dirigeants d’entreprise, les communications unifiées facilitent le suivi de la présence et de l’occupation en temps réel des salariés. Il n’est plus nécessaire d’attendre donc des rapports d’activité puisque le statut du collaborateur est toujours indiqué en permanence sur l’interface (absent, disponible, occupé). Cette organisation du travail permet d’améliorer la productivité des salariés.

Les communications unifiées : simplifie les réunions de travail

Quand les employés d’un même service doivent assister à une réunion de travail, les communications unifiées leur permettent de le faire à distance grâce à la fonction visioconférence. Avec une connexion haut débit proposée maintenant par la plupart des opérateurs locaux, il est maintenant possible pour ces entreprises de se doter d’un appel vidéo qui réunit plusieurs participants sans risque de coupure. Vous gagnez du temps, vous évitez à vos collaborateurs de se déplacer et vous avez la possibilité d’enregistrer la conférence puis de la sauvegarder. Certains canaux comme Skype peuvent accueillir jusqu’à 250 participants. Les réunions en ligne se transforment donc en véritables salons (Facebook) ou space (twitter) avec quelques intervenants et un grand nombre de « listeners ».

Les communications unifiées : simplifie la gestion des applications

Comme toute nouvelle technologie, les communications unifiées permettent une utilisation intuitive qui facilite l’adoption de l’outil par tous les collaborateurs et dirigeants de l’entreprise. Le confort de travail est donc amélioré pour tous. En effet, on peut diffuser et partager une information très facilement, on peut ajouter ou supprimer un contact en quelques clics, etc…

Avec votre terminal, vous pouvez passer un appel, consulter votre agenda et partager des fichiers ou multimédias avec votre interlocuteur en même temps. Vous pouvez envoyer un email tout en consultant votre messagerie instantanée ou votre plateforme de gestion de projet.

Grâce à un logiciel intégré à l’interface de communications unifiées, il est possible de synchroniser les différentes applications que les salariés ont l’habitude d’utiliser en ligne. Il n’est plus nécessaire de mémoriser d’innombrables identifiants et mot de passe. Tous les canaux de communication, email, chat, médias sociaux, SMS, messagerie vocale, sont centralisés au sein d’une seule boîte de réception.

Les communications unifiées : simplifie la gestion et la sauvegarde des fichiers

L’interconnexion des canaux de télécommunications fait gagner du temps aux salariés. Une plateforme de gestion électronique des documents (comme Google Drive) par exemple peut inclure une fonctionnalité chat afin de faciliter les échanges instantanés entre les différents utilisateurs de la plateforme. Très souvent cette solution chat permet d’avoir des conversations organisées en chaînes (threads).

Les communications unifiées possèdent également un grand atout : celui de permettre la sauvegarde des conversations écrites ou vocales. Ces données peuvent être consultées au besoin et sont stockées sur cloud. Elles permettent ainsi d’éviter que des malentendus ne s’installent et peuvent servir de preuves en cas de besoin.

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En résumé, utiliser les outils de communications unifiées s’avère être révolutionnaire pour les télécommunications puisque les usagers gagnent beaucoup de temps en mobilisant moins de ressources.